6 ошибок в деловой переписке, из-за которых вам не хотят отвечать

Obshhii kopiya 10

Написать деловое письмо так, чтобы все участники рабочего процесса выполнили свои обязательства в срок и получили нужный результат — это целое искусство. И некоторых людей необходимость вести официальную переписку может буквально довести до нервного срыва. Как лучше здороваться? Как просить? Как требовать?

Мы решили разобраться в этой теме и подобрали 6 типичных промахов, которые наверняка покажутся вам очень знакомыми. Если устранить эти ошибки, рабочая коммуникация станет намного проще и приятнее.

hussle.ru 12.03.2020 75FyKe9O8s6Ic

Несоответствие темы письма содержанию
Значение темы письма сильно недооценивают. Написав ее однажды и продолжая переписку в цепочке, участники потом долго не могут найти нужную информацию. Ведь приходится читать чуть ли не каждое письмо, темы которого либо отсутствуют, либо выглядят одинаково: «Fw: Fw: Fw: …».

Чтобы облегчить труд и самому себе, и коллегам, согласно деловому этикету, стоит писать новую тему каждый раз, когда появляется новая задача или меняются сроки. Ведь «заголовок» письму нужен для того, чтобы иметь возможность вспомнить, о чем шла речь в переписке даже спустя несколько месяцев.

Заглавные буквы и восклицательные знаки
Порой в ходе делового общения хочется выделить какой-то особо важный момент или показать свое нетерпение. Но не стоит злоупотреблять заглавными буквами и восклицательными знаками — ваш собеседник воспримет это как крик.

«Я не понимаю этой манеры ставить восклицательные знаки вместо точек. Это как читать? С выражением?», — обсуждают проблемы электронной переписки пользователи форума.

Даже если эмоции переполняют, текст лучше написать в нейтральном деловом тоне: так вас лучше поймут и с большей вероятностью сделают ровно то, что вам нужно.

Например, вместо «НЕМЕДЛЕННО!!!» — «Дедлайн: сегодня до 15:00». Получатель письма и без восклицательных знаков понимает, что допустил ошибку или сорвал дедлайн. А если нет, то разъяснение ситуации спокойным тоном будет куда результативнее рваных эмоциональных фраз.

Формулировка «Доброго времени суток»
Здороваться в деловой переписке нужно обязательно. Вот только не все знают, как правильно это делать. Фраза «Доброго времени суток» настолько искусственна, что раздражает даже тех, кто находится в другом часовом поясе. Чтобы проявить заботу, можно узнать время получателя и написать: «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер». А ещё лучше — просто «Уважаемый Иван Иванович».

«Несмотря на то что на работу мы ходим работать, хорошие отношения налаживать всё равно нужно, так как на работе мы проводим большую часть своего времени. А фразочки „доброго времени суток“ или „я вас услышал“ раздражают уже, наверное, всех», — комментирует тему пользователь Сети.

И действительно, избитая фраза «доброго времени суток» построена неграмотно. Для приветствия мы используем именительный падеж: «Добрый день!». А здесь — родительный, с помощью которого мы обычно желаем чего-то собеседнику: «Счастливого пути!».

Пометка «Срочно»
Сегодня документооборот ушел в электронный вид, а значит, контролировать сроки сдачи стало немного сложнее. Поэтому многие сопровождают свои письма пометками «Срочно», красными флажками и восклицательными знаками. А это не вызовет у собеседника ничего, кроме тревоги и нежелания даже открывать ваше письмо.

Согласно деловому этикету, следует заменить слово «Срочно» на конкретно указанные сроки. Например: «Срок сдачи: 17.01 до 17:00».

Популярное сегодня заимствование из английского ASAP («as soon as possible», то есть «как можно быстрее») лучше тоже не применять. Ведь в нашей стране эта аббревиатура знакома не всем, и мысль вашу собеседник не поймет, а приступ паники получить вполне может.

Обилие смайлов
Просьба, озвученная дружелюбным тоном, выполняется в разы быстрее, чем та, что была подана с претензией. Поэтому многие пытаются смягчить тон переписки с помощью смайлов. Это не плохо, но стоит знать меру и ни в коем случае не заменять слова с помощью эмодзи.

Электронные письма — это способ коммуникации с коллегами и партнерами по рабочим вопросам. В них обсуждают задачи, отсылают отчеты и документацию. Все работают на результат. К тому же переписка в некоторых случаях может выступить в качестве доказательства чьей-то невиновности, например. А значит, в ней должно быть как можно меньше вещей, которые можно толковать двояко.

«Я работала в IT, в коллективе, где средний возраст — около 40. Смайлы — только так. Другое дело, что это во внутрикорпоративной переписке. Я и начальнику своему смайлы в письма вставляла. А вот в деловой переписке с партнерами все же старалась сдерживаться. Максимум — один смайл, и то, если отвечала на явную шутку в письме», — делится опытом пользователь форума.

1 you accidentally hit reply all

Обилие «спасибо»
Благодарить коллег, конечно, нужно, и партнерские отношения от этого станут только крепче.

«Вспоминаются правила немецкого делового письма, которым специально учат. „Уважаемый <имя>. Спасибо за письмо“ — обязательно. Причем это рабочие правила, ими пользуются в письме», — делится наблюдениями пользователь форума.

Вот только стоит помнить, что излишняя вежливость и обилие благодарностей может сыграть злую шутку.

Благодарить за уточняющие вопросы в ответном письме — это уже слишком. Даже обсуждение условий сделки — это всего лишь диалог. А в нем не принято говорить «спасибо» за уточнение цены или комментарии по срокам доставки. В этом случае вежливость перетягивает на себя внимание и человеку сложно выделить нужную информацию среди многократных «Спасибо».

Конечно, ведение деловой переписки — это навык, который можно развить. К тому же нормы этикета периодически меняются, и нужно всего лишь следить за тенденциями, чтобы не попасть впросак перед партнерами. А это, в условиях доступной всем информации, совсем несложно. Особенно если научиться ставить себя на место собеседника и при составлении письма думать, как ему было бы удобнее и понятнее.

Только что написал(а)
смотреть
пишет
Обсудить
Поделиться
author
пишет сообщение